Bimser Çözüm- ENSEMBLE Süreç Yönetim Sistemi

"SÜREÇ" girdileri ürün ve hizmetlere dönüştüren faaliyetler bütünüdür.

ENSEMBLE - Süreç Yönetim Sistemi, kurumların fonksiyonel odaklı yönetim anlayışından süreç odaklı yönetim anlayışına geçmelerine imkân sağlayan bir araç olarak  tasarlanmıştır. Sistem süreç ve performans yönetimi, eğitim ve bilgi paylaşımı amacıyla üst düzey yöneticilerden her seviyede çalışanlara kadar tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilmektedir.

ENSEMBLE - Süreç Yönetim Sistemi bir kuruluşta mevcut süreçlerin modellenmesi, görsel olarak dokümante edilmesi, süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve yönetilmesi için gerekli altyapıyı sağlamaktadır. Uygulama Microsoft. NET platformunda tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiş olup İngilizce ve Türkçe dil desteğine sahiptir. Uygulama Yeniden Yapılanma (Re-engineering), ISO Belgelendirmesi (ISO 9001:2008 vb.), Toplam Kalite Yönetimi (TQM), EFQM Mükemmellik Modeli, COBIT, ITIL, CMMI, Yalın Üretim ve altı-sigma gibi yaklaşımları destekleyecek özelliktedir.
ENSEMBLE - Süreç Yönetim Sistemi; Süreç Modelleyici, Gösterge Yöneticisi ve Süreç Yöneticisi Modüllerinden oluşmaktadır.

 

Süreçlerin görsel olarak modellendiği kullanıcı bilgisayarlarında çalışan modüldür. Uygulama öğrenmesi ve kullanımı kolay görsel bir çizim ve tanımlama ara yüzü içermektedir. Bu ara yüz yardımıyla görsel süreç modelleri ve birbirleri arasındaki ilişkiler çok seviyeli ve etkileşimleri açıkça görülebilen bir şekilde hazırlanabilmektedir. Süreç modelleri; süreç sahipleri, sorumlu kişiler, kaynaklar, dokümanlar, süreç performans göstergeleri, bilgi sistemleri kaynakları, ilişkili diğer süreçler ve departmanlar gibi süreci tanımlayan her türlü bilgi (süreç standartları) ve referans bilgileri içerebilmektedir. Süreç bilgileri veritabanı olarak adlandırılabilecek bu bilgiler sorgulanabilmekte ve raporlanabilmektedir. Bu sayede süreçler ve süreç verileri arasındaki kopukluk ve eksiklikler görülerek tamamlanabilmektedir. Bu bilgiler İnsan Kaynakları bakış açısıyla da değerlendirilerek süreç yönetimi yaklaşımına geçiş nedeniyle görev tanımları ve departmansal sorumluluklar gözden geçirilip bu doğrultuda görev tanımları revize edilebilmektedir.

 

Süreç performans göstergelerinin tanımlandığı ve yönetildiği modüldür. Bu modülde performans göstergeleri ile ilgili genel parametreler olan dönemler ve değerlendirme kriterleri tanımlandıktan sonra her bir performans göstergesine ait bilgilerin nasıl girileceği, sorumluları ve grafik özellikleri tanımlanır. Performans göstergelerine ait hedef, alarm, uyarı ve gerçekleşme verileri birkaç değişik yöntemle girilebilir. Bunlar elle giriş, bir formül yardımı ile başka göstergelerden hesaplama ve veritabanlarından alma olarak sıralanabilir.
Her üç durumda da gereken hallerde istisnai durumların belirlenmesi ve gerekli işlemlere yönlendirilebilmesi için sistemde script desteği de bulunmaktadır. Sistem her türlü veritabanına OLE DB veya ODBC ile bağlanarak veri alabilir. Access, MS SQL Server, Oracle veri tabanları başta olmak üzere her türlü ilişkisel ve OLAP veritabanlarından veya veri ambarlarından zamanlanmış görevler tanımlanarak periyodik olarak veri alınabilmektedir.
Gösterge yöneticisinde tanımlanan performans göstergeleri kullanıcının serbestçe tanımlayıp değiştirebildiği gruplar altında kategorize edilerek kolayca yönetilebilmekte, süreç haritalarında ilgili süreç adımına referans olarak tanımlanabilmektedir.

 

Süreç modelleyici ile oluşturulmuş süreç haritalarının web ortamında paylaşımı ve süreç performans göstergelerinin güncel durumunun izlenmesini sağlayan internet tabanlı bir süreç yönetim ortamıdır. Süreç Yöneticisi modülü ile süreç haritaları eğitim ve görev değişikliklerinde de kurum içi oryantasyon amacıyla kullanılabilmektedir. Süreç Yöneticisi eğer ilişkilendirilmiş ise, süreç faaliyetlerinin gerçekleştirildiği web tabanlı uygulamaların başlatılması için bir ara yüz olarak da kullanılabilmektedir.

Kullanıcılar; süreçlerle her türlü bilgi ve dokümana süreç yöneticisi üzerinden ulaşabilmekte, isterlerse web tabanlı olmak koşuluyla süreçlere atanmış iş akışlarını (workflow) başlatabilmekte veya tanımlanmış kurumsal uygulamalara ulaşabilmektedir. Sistem süreç performans göstergelerinin, hedefleri de dikkate alarak, belirlenmiş uyarı ve alarm eşiklerini otomatik olarak kontrol etmekte, rakipler veya sektörün tanımlanmış performans seviyeleri ile süreç performans seviyesini mukayeseli olarak görmeyi sağlayabilmekte, veri giriş sorumluluklarını hatırlatabilmekte ve gerektiğinde süreç veya gösterge sorumlularını e-mail ile uyarabilmektedir.

• Kolay ve hızlı erişim
• Çok seviyeli modelleme kulvar çizimi
• Organizasyon ilişkisi
• Süreç bilgilerinin veritabanı mantığında sorgulanabilmesi
• Esnek ve dağınık yapıların tek bir organizasyon gibi tanımlanıp merkezi olarak yönetilebilmesi
• ISO 9001, ISO 16949 süre yaklaşımı kaynak, doküman, gösterge, sorumlu kişi gibi bilgileri kurumsal sistemlerle entegre olarak tanımlayabilmesi
• Rol bazında uyarlanabilir kullanıcı giriş ekranları
• Tüm kurumsal sistemlere veri entegrasyonu (Doküman ve Kalite Yönetim Sistemleri, İş Akış Sistemleri, ERP, CRM, SCM)