e-Arşiv Faturası, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın; 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır. e-Fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmelerine, ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlamaktadır.

e-Arşiv Kullanım Yöntemleri 

Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen eFatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlık’tan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler. 

e-Arşiv Uygulamasını Başkanlık’tan e-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar. 

e-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mühürünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.  

e-Arşiv Avantajları

e-Arşiv uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca yine elektronik ortamda saklayabilirler. 

Müşterilerinin e-Fatura mükellefi veya nihai tüketici olması halinde, faturaları elektronik ortamda gönderebilirler.

Çok sayıda fatura gönderen firmalar için zaman, iş gücü, dağıtım ve arşivlemede büyük tasarruf sağlanırken fatura gönderim maliyeti ortadan kaldırılabilir.  

·   Kolay ve hızlı entegrasyon

·   Yüksek hızda fatura işleme ve   gönderme

·   Kâğıt tasarrufu, doğaya dost uygulama

·   Fiziksel arşivleme maliyetlerinin ortadan kaldırılması

·   Geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşması

·   Gelen/Giden fatura kaybının önlenmesi

e-Arşiv e-Mail Hizmetleri

e-Arşiv hizmetinin yanında e-Arşiv e-Mail hizmetinden de yararlanmak isteyen kullanıcıların sistem üzerinden ilettiği faturalar, aynı zamanda otomatik olarak e-Mail yoluyla da iletilebiliyor. 

e-Arşiv e-Mail hizmeti ile, 

·   e-Mail’in gönderildiği adresin tanımlanabilmesi,

·   HTML örneklerinin Logo ’ya iletilmesi ile mail formatının kullanıcı talebi doğrultusunda hazırlanabilmesi sağlanabiliyor. 

e-Arşiv ve e-Fatura’nın Farkları